Archivo

Concepto de archivo:

La palabra archivo, del latín archivium, presenta tres

Acepciones distintas de acuerdo con el Diccionario de la

Real Academia de la Lengua Española.

Local en el que se custodian documentos públicos o particulares (lo

que significa la existencia de archivos no sólo oficial sino también

semipúblicos, comerciales o particulares); conjunto de estos

documentos y el mueble/s que los contienen (carpetas, guías, etc.,

donde se colocan).

La misma Administración reconoce estas definiciones de archivo en

la Ley de Patrimonio Histórico Español. Otras disposiciones hacen

referencia al archivo como aquella institución cuya función

primordial es la de reunir, organizar, conservar y difundir, utilizando

las técnicas adecuadas, dichas conjuntos de documentos para le

cumplimiento de los fines anteriormente mencionados.

También se le da este nombre al servicio especializado (Servicio de

Archivo) cuya misión consiste en recibir, clasificar, custodiar y

facilitar documentos.

Funciones del archivo:

La principal función del archivo consiste en la

conservación de documentos, ya que la Ley obliga a ello

estableciendo unos plazos mínimos de conservación,

durante los cuales puede ser requerida su presentación.

Estos documentos se conservaran debidamente

ordenados y clasificados. Esta conservación proporciona información sobre el

funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El archivo será eficaz

cuando se encuentra rápidamente lo que se busca.

Otra función del archivo es la de ser un centro activo de información que

permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Además

sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones

del pasado. También el archivo sirve como elemento probatorio cuando el

organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma

de hacerlo.