Digitalización de documetos

Es el proceso de convertir una imagen en papel a una imagen que puede ser reconocida en su totalidad por un computador.

También podemos decir que es convertir cualquier señal de entrada continua (analógica), como una imagen o una señal de sonido, en una serie de valores numéricos.

Se entiende la operación de transformar algo analógico (algo físico, real, de precisión infinita) en algo digital (un conjunto finito y de precisión determinada de unidades lógicas denominadas bits). En fin, que dejándonos de tanto formalismo sintáctico, en el caso que nos ocupa se trata de coger una imagen (fotografía, dibujo o texto) y convertirla a un formato que podamos almacenar y modificar con el ordenador

Tipos de digitalización

Sistemática

Este tipo de Digitalización genera una copia del uso interno del documento que se recibe y esta se pude convertir en una copia autentica y sustituir el original mediante un sello o firma del responsable. Este tipo de Digitalización se usa en las organizaciones que tiene el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos.

Retrospectiva

Su objetivo es garantizar la conservación y facilitar la difusión en línea de los documentos de un fondo de archivo, sin tener que eliminar los documentos Originales.

¿Por qué Digitalizar?

La gestión de documentos es un tema crítico en una organización, la localización de estos, su archivo, el manejo de la información que contiene para la toma de decisiones, etc., requieren de una solución que permita estructurar la  información con documentos de diferentes formatos colocándolos en una sola base de datos documental o en un solo repositorio virtual,  de manera que se pueda recurrir a su contenido de una manera más fácil y oportuna.

Existen además, costos ocultos asociados con el costo de almacenamiento (Bodegaje), medios electrónicos dispersos (Varios archivos o en varios equipos), y la distribución tardía por la dificultad de su localización.

Ventajas

• Velocidad y facilidad de consulta.
  
• Preservación y conservación documental.
  
• Capacidad de mejorar imágenes de documentos en mal estado.
  
• Centros Documentación.
  
• Versatilidad en el manejo de diferentes tipos de documentación.
  
• Distribución en red.
  
• Preservación documental.
  
• Consulta de una misma información por varios usuarios a la vez.