La aplicacion de las TRD

Las Tablas de Retención Documental del Archivo General de la Nación, constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación documental de la entidad acorde a sus estructura orgánico - funcional, e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales.

Importancia

Las Tablas de Retención Documental son una litado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna un tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

La administración se verá beneficiada con la elaboración de las Tablas de Retención, ya que éstas:

v  Facilitan el manejo de la información.

v  Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

v  Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

v  Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de
retención en ella estipulados.

v  Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.

v  Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.

v  Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

v  Permiten el manejo integral de los documentos.

v  Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de archivo total.

v  Ayudan a controlar la producción y trámite documental.

v  Identifican y reflejan las funciones institucionales.

v  Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.

v  Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.